スピードが命!設定するだけで自動的にお問い合わせからの成約率を上げる2つの方法

お問い合わせ対応はスピードが命

みなさん、お問い合わせにはスピード対応できていますか?

 

ども、ピアノ教室管理人です。

今日は「メールによるお問い合わせへの対応スピード」について書いてみたいと思います。

この場合のメールとは、Eメールはもちろんお問い合わせフォームも含んでいます。

※お問い合わせフォームとは、例えばこんなモノです。^^
お問い合わせフォーム

Eメールでもお問い合わせフォームでも、お問い合わせがあればメールで通知が届くことは同じですからね。

 

【この記事の目次】

お問い合わせの熱い思いの冷ぬ内に・・・

これまでの経験上、メールによる問い合わせが来たときすぐに返信した方が、その後の段取りが何かとスムーズに進みます。

こちらの反応が早ければ早いほど、先方の反応も早くなるんです。

 

お問い合わせしていただく方は、ネット検索などでイロイロ調べアチコチ読み比べて、思いを決めてからイザ問い合わせる…。

その「熱い思い」が冷めない内に返信が返ってくると、やっぱり嬉しいというか、思いが届いた感がありますもんね。^^

結果、お互いに反応が早くなり、ご入会までトントン拍子ということも。

「鉄は熱いうちに打て!」ということわざを思い出します。^^

 

反対に、1日、2日、3日後など時間が空いてから返信してしまうと、先方の反応が下がっていきます。

返信がくるまでの空白の期間に、ほかのことに興味が移ってしまったり、別のピアノ教室に決めてしまう・・・なんてことが起こるからかもしれませんね。

他の情報や出来事が入り込む余地が生まれてしまう、ということでしょうか。

 

でもお問い合わせを受けるコチラ側としても、常にパソコンの前に座って待っているわけにはいきませんよね。

受付専属のスタッフがいるわけでもありませんから、どうしても返信までのタイムラグが発生してしまうこともあり得ます。

せっかく頂いたオファーですから、少しでもスムーズに体験レッスン~ご入会へと、成約につなげていきたいところですが…。

(´ヘ`;)ウーム…困った

最初に気持ちをつなぎ止めておくことが大切

返信までのタイムラグが発生することで問題となるのは、その間に先方の気持ちが冷めたり距離感ができたりすること。

まずはコレを何とかしなくちゃいけません。

実際にキチンと返信するまでに多少時間がかかっても、気持ちさえつなぎ止めておくことができれば、先方の興味は維持されたままですよね。

 

まだ正式に返信はできないけれど、気持ちをしっかりつなぎ止めておく方法。

それにはこの2つの方法です。

  • 問い合わせ完了メッセージの表示
  • 自動返信メールの送信

どちらも予め設定しておくだけで、お問い合わせの直後、自動的に効果を発揮する方法になります。

気持ちをつなぎ止める方法1:問い合わせ完了メッセージ

問い合わせ完了メッセージ」とは、主にお問い合わせフォームで記入した内容を送信した後に表示されるページのこと。

たとえばこんなページです。
(セミナーのお申し込みに対する問い合わせ完了メッセージです。)

 

もしフォームからのお問い合わせに対して、「問い合わせ完了メッセージ」が表示されないと、こんなことになります。
お問い合わせフロー01
送信をクリックしても何も反応がなかったり反応が薄いと、たとえ正しく処理が行われていても、何だかちょっと不安になります。

この不安感は気持ちが離れる原因になりますので、次の図のようにフローの最後に「問い合わせ完了メッセージ」を表示するんですね。

お問い合わせフロー05
(フォームによっては内容確認画面があったりなかったりします。)

一番最後に「問い合わせ完了メッセージ」というキチンとリアクションが返ってくるだけで、届いた感がグッと増し、安心感につながるんですね。

何を書いておけばいいのか?

問い合わせ完了メッセージに書いておくことは、

  • お問い合わせいただいたことに対する感謝とお礼の言葉。
  • 返信までにはしばらく時間がかかるかもしれないという断り書き。
  • もし待っても返信が来なかったときの連絡方法。
  • ブログやfacebook、Twittreなど、ピアノ教室や先生とつながりを持てるネット媒体の紹介。

などが考えれます。

 

もし自動返信メールも同時に送信していれば、

  • 自動返信メールを送信したというご案内。
  • 自動返信メールが届かない場合の対処方法のご案内

なども追加しておきましょう。

 

ポイントは、問い合わせた先にはちゃんと人間がいるから安心ですよ、ということを伝えることですね。

たったそれだけのことですが、書く内容によって先方の気持ちは大きく変わってくると思います。

もったいないケース

しかし、「問い合わせ完了メッセージ」を設定していない、もしくは、非常に簡素な状態のままにしているケースも多いんですよね。

実にもったいない。^^;

 

設定していないケースは論外としても、^^;

使っているフォームの初期設定のままで「送信完了しました。」みたいな無味乾燥とした人間味の感じられない文面だとどうでしょう?

やっぱり気持ちをつなぎ止める効果は薄くなりますよね。

機械的というか、血が通っていないというか・・・ね。

 

もし使っている問い合わせフォームに「問い合わせ完了メッセージ」の機能があれば、しっかり設定しておきましょう。
(「問い合わせ完了メッセージ」という名称ではないかもしれませんが。^^;)

【参考】
Jimdoでホームページを作っている方のために、「問い合わせ完了メッセージ」の設定方法をご紹介しておきます。

お問い合わせを逃がさない!Jimdoフォーム送信完了画面の設定方法と自動返信メール
(管理人の個人ブログにリンクしてまする~ ^^;)

 

さて、問い合わせ完了メッセージよりも更に効果があるのが、次の自動返信メールになります。

 

気持ちをつなぎ止める方法2:自動返信メール

自動返信メールとは、ネット上で何かに申し込んだり登録したり、買い物したときなどに自動的に送られてくるメールのこと。

メールという形で直接手元に送り届けることができるので、上記の「問い合わせ完了メッセージ」よりも効果が高くなります。

消去しない限りいつまでも残りますしね。^^

 

もちろんピアノ教室へのお問い合わせに対しても、効果的に自動返信メールを送信することで気持ちをつなぎ止め、その後の段取りをスムーズに進めることができますよ。

フォームからのお問い合わせに対する自動返信メールの送信

まずはお問い合わせフォームからの自動返信メール。

先程の「問い合わせ完了メッセージ」の表示と併用すると、そのフローはこうなります。
お問い合わせフロー04
お問い合わせ直後に「問い合わせ完了メッセージ」と「自動返信メール」のダブルのリアクションが返ってきますから、その効果は絶大ですよね。

フォームに自動返信メールの機能があれば、しっかり送信設定しておきましょう。
書いておく内容は、先ほどの問い合わせ完了メッセージとだいたい同じです。

 

もし使っているフォームに自動返信メールの機能が備わってなければ・・・諦めましょう。
どうしようもありません。^^;

フォームの「問い合わせ完了メッセージ」を充実させていきましょう。

メールでのお問い合わせに対する自動返信メールの送信

通常、メールを送信してもスグには何のリアクションも返ってきませんよね。
相手からの返事待ちになりますからね。

友人知人へのメールならそれでもいいんですが、お問い合わせのメールとなると、ちと話が違ってきます。

お問い合わせフロー02
問い合わせのメールがホントに届いたのかどうなのか、返事が返ってくるまで曖昧なままです。

この曖昧さも気持ちが離れる原因になりやすいので、何とか改善したいところですが…。

 

なんと!
メールで来たお問い合わせに対しても自動で返信メールを出せるんですよ~。

お問い合わせフロー05
自動返信メールが返ってくるだけでも安心感や信頼感はアップしますよね。

 

メールでのお問い合わせに対して自動返信メールを送信する方法は2つ。

  • ISP(インターネットサービスプロバイダ)が提供している機能を利用する
  • メールクライアント側で設定する

です。

 

1.ISPの自動返信メール機能

ISPとはインターネット接続のための契約を結んでいる事業社さんですね。
(OCNとかYahoo!BBとか。管理人はケーブルテレビ局iTscomさんです。)

またはホームページを公開するために契約しているレンタルサーバー会社さんなどもそうです。
(このブログはエックスサーバーさんをお借りしています。^^)

ISPによってはメールに対する自動返信メール機能を提供している場合がありますので、それを使って設定するといいでしょう。
(例によって提供されてない場合もありますが。^^;)

【参考】
エックスサーバーの自動返信メールの設定方法。
お問い合わせを逃がさない!エックスサーバー(XSERVER)自動返信メールの設定方法
(管理人の個人ブログにリンクしてるでござる~ ^^;)

 

2.メールクライアントの自動返信メール設定

メールクライアントとは、ひとつにはパソコンにインストールされているメール送受信のためのソフトウェアのこと。

たとえばWindowsだと「Outlook Express」や「Outlook」、「Windows Live メール」あたりが使っている人が多いですよね。

 

もうひとつは、Googleの「Gmail」に代表されるクラウド型のメールクライアント。

一般的にはWebメールやフリーメールとも呼ばれ、Gmail以外にもYahoo!メール、Hotmail、gooメールなどがあります。

メールの送受信、閲覧にはウェブブラウザを使うのが特徴です。

 

ソフトウェア型もWebメール型も、ちゃんと自動返信メールを設定することができる場合がありますよ。

【参考】
「Outlook Express」の自動返信メールの設定方法。
お問い合わせを逃がさない!Outlook Express自動返信メールの設定方法
(管理人の個人ブログにリンクしておじゃる ^^;)

「Gmail」の自動返信メールの設定方法。
お問い合わせを逃がさない!Gmail自動返信メール(不在通知)の設定方法 – ブラウザ版&アプリ版
(管理人の個人ブログにリンクしてるでござ候 ^^;)

 

まとめ

ちょっと長くなりましたので、要点をまとめておきますね。^^;

問題点や課題

  • メールやフォームによるお問い合わせをいただいたら、相手の方の熱い思いが冷めない内に返信したい。
  • でも、常にスグ返信できるわけではない。
  • 返信までの期間が空けば空くほど反応も鈍り、成約率も下がってくる。

解決策や改善方法

お問い合わせ直後に自動的にリアクションを返すように設定しておくことで、安心感や信頼感を感じてもらい、正式に返信するまでの間、気持ちをつなぎ止めることができる。

フォームからのお問い合わせの場合

  • 問い合わせ完了メッセージを表示する
  • 自動返信メールを送信する

メールでのお問い合わせの場合

  • 自動返信メールを送信する
    • ISPが提供している自動返信メール機能を利用する
    • メールクライアント側で自動返信メールを設定する

 

いずれにしてもピアノ教室への問い合わせにはできるだけ素早く返信することが肝心。
スピードが命です。

上記を設定したからといって安心せずに、すぐ返信しましょう。^^

それが入会への成約率を高めることにつながるわけですからね。

お問い合わせしていただいた方の熱い気持ちを、正式に返信するまでの間つなぎ止めておくことができる最強の組み合わせ。

それはやっぱり
自動返信メール機能付きのお問い合わせフォームの導入です。

お問い合わせをいただいた直後に「問い合わせ完了メッセージ」を表示し、同時に「自動返信メール」をお手元にお届けできるわけですから、これが最強の組み合わせになりますよね。

 

管理人のオススメはというと…

PCはもちろんスマホもOK、携帯サイトにも対応していて簡単にフォームを作れる「フォームメーラー」です。

当然「問い合わせ完了メッセージ」も「自動返信メール」もバッチリ。
いろんな機能が用意されているので、お問い合わせフローをしっかり作り込んでいくことができますよ。

簡単操作で本格的メールフォーム作成 | フォームメーラー

無料のFree版は5フォーム、Pro版にアップグレードすると10フォームまで作れます。

管理人もPro版をホームページやセミナー受付ページに組み込んだり使っています。

 

でわ ^^)/~

ピアノ教室 管理人

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福田音楽教室Webサイト管理人をやってますw

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スピードが命!設定するだけで自動的にお問い合わせからの成約率を上げる2つの方法」への2件のフィードバック

  1. ねこ

    突然すみません。
    現在、ピアノ教室を変わろうと思って新しい教室を探している大人の生徒です。
    最近ではHPを持っていらっしゃる先生も多く、探すうえで大変助かりますね。
    こちらの記事には先生側からの集客のコツが書かれていて、面白かったです。
    ところで、生徒側から見てなんですが、ここにあるような問い合わせフォームから体験レッスンの申し込みをしても何の返事もされない先生がいらっしゃいます。自動返信メールは返ってきているので届いていないはずはないと思われるのですが・・・。
    ピアノ関連の他の方のブログなどを見ても、返事をよこさない先生が意外といるようです。
    ちょっと他の業界では考えられない、問い合わせが来たらたとえお断りであってもなんらかの返信は返すべきと思います。せっかく問い合わせフォームを作っても、返信しないのなら意味ないと思います。そんなことをしていれば教室の信用もなくすと思います。
    そちらの教室とは全然関係ないのですが、このようなこともあるということでコメントさせていただきました。

    返信
    1. ピアノ教室 管理人ピアノ教室 管理人 投稿作成者

      ねこさん、コメントありがとうございます!

      >返事をよこさない先生が意外といるようです。

      そ、そうなんですか…。
      ピアノ教室といってもお客様あっての商売ですから返信は必要ですよね。

      貴重なご意見、ありがとうございました。
      m(_ _)m

      返信

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